Seguridad avanzada: Garantiza la protección de los datos sensibles de los empleados con controles de acceso y cifrado.
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa.
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros fileísicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma appreciable.
Eliminación de documentos obsoletos: La gestión documental identifica y elimina documentos que ya no son útiles o relevantes. Esto ayuda a mantener la eficiencia y evitar la acumulación innecesaria.
Flexibilidad y Escalabilidad: Las organizaciones pueden aprovechar la escalabilidad y la accesibilidad de la nube para ciertas operaciones, mientras mantienen datos sensibles y críticos en servidores locales.
Trabajo colaborativo que permite el flujo de información entre usuarios sin importar donde se encuentran ni el dispositivo que usan. Se crean espacios de trabajo que permiten trabajar en equipo.
Ofrecer una visibilidad más completa y sin márgenes de mistake de los archivos y documentos almacenados por las empresas.
Preguntas sobre este artworkículo ¿Cuál es el principal beneficio que las empresas esperan obtener de un sistema de gestión documental?
En la era electronic, la transformación de los negocios se ha vuelto una necesidad imperante para aquellas empresas que buscan aumentar su competitividad y eficiencia.
También debemos tener en cuenta que la gestión documental es solo documentos digitales una parte de la infraestructura de TI de cualquier empresa.
Los formularios digitales externalizan la introducción de datos a la persona que rellena el formulario y los campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a buscar la información que falta.
Dependencia de la Conectividad a World wide web: El acceso a los documentos depende de una conexión a Net confiable. Si hay interrupciones en el servicio de World wide web, el acceso a los documentos puede verse afectado.
Management de versiones: mantiene un historial detallado de los cambios realizados en los documentos, asegurando la trazabilidad y evitando conflictos de edición.
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